161. Faktor Penghambat Komunikasi Vertikal

Struktur sebuah organisasi dapat ditafsirkan sebagai suatu jaringan tempat mengalirnya informasi. Berkenaan dengan itu dalam kaitannya dengan suatu jaringan maka pesan yang terkandung dalam komunikasi dapat berbentuk diantaranya instruksi dan perintah dari atasan ke bawahan maupun sebaliknya laporan, pertanyaan, permohonan dari bawahan kepada atasan , kedua bentuk ini lebih dikenal dengan istilah komunikasi vertikal.

Agar terciptanya proses komunikasi vertical secara berdaya guna dan berhasil guna dalam sebuah organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa penyebab yang dapat mengahambat kelancaran komunikasi vertikal ini seperti yang dikemukakan Oteng Sutisna (1985:193) sebagai berikut :

Instruksi yang samara-samar, yang tidak menyatakan dengan tegas apa yang sebenarnya dikehendakai oleh administrator ; perintah-perintah yang saling bertentangan sehingga membingungkan ; keterangan yang terlalu sedikitatau, sebaliknya, terlampau banyak sehingga menimbulkan salah tafsir atau penafsiran yang bermacam-macam ; pemberitahuan yang disampaikan terlalu dini atau terlalu kasif untuk dapat efektif.

Dengan demikian jelaslah bahwa arus komunikasi dari atasan ke bawahan belum tentu berjalan dengan mulus sesuai yang diharapkan karena ianya dipengaruhi bebagai faktor seperti yang diungkapkan oleh Arni Muhammad (2005:110-112) yaitu :

Keterbukaan, kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akanm menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipegangnya.
Kepercayaan pada pesan tulisan, Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode defusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.
Pesan yang berlebihan, karena banyaknya pesan-pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, bulletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya.
Timing, atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah.Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinandan karyawan. Tetapi bila pesan yang dikirimkan tersebut tidak padasaat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan memepengaruhi kepada efektivitasnya.

Disamping itu juga pada arus komunikasi dari bawahan kepada pimpinan terdapat juga beberapa hambatan yang dapat mempengaruhi kelancaran arus komunikasi vertikal sebagaimana terungkap oleh pendapat Dann N Sugandha (1982:95-96) sebagai berikut :

Banyak pegawai takut untuk menyatakan perasaan yang sebenarnya mengenai organisasinya terhadap para atasan mereka karena mereka menganggap hal itu berbahaya. Atasan seringkali mereka anggap sebagai sulit untuk dipercaya, atasan adalah orang yang akan berbahaya kalau mereka ajak bicara dengan penuh keterbukaan (tulus).
Banyak pegawai percaya bahwa ketidak-sesyuaian atau kurangnya kesetujuan dengan atasan akan menghalangi promosi mereka, karena hal ini akan menjadikan mereka buruk dalam pandangan atasan mereka.
Banyak pegawai terpengaruh oleh pendapat bahwa manajer kurang tertarik terhadap masalah-masalah mereka. Manajer sudah begitu terselubung oleh masalahnya sendiri hingga tak menjangkau nilai-nilai pegawainya dan kebimbangan-kebimbangan mereka.
Banyak pegawai yang merasa bahwa mereka tidak mendapatkan imbalan bagi buah-bauah pikiran mereka yang baik.
Banyak pegawai yang percaya bahwa kurang sekali adanya kecepatan tanggap dan perhatian atasan.
Banyak pegawai terpengaruh bahwa pimpinan teras tidak mengambil tindakan segera terhadap masalah-masalah.

Bersesuaian dengan pendapat di atas, bahwa hal-hal yang semestinya perlu disampaikan oleh bawahan kepada pimpinan baik menyangkut kepentingan organisasi maupun pribadi tidak selamanya menjadi kenyataan melainkan senantiasa dihadapkan kepada kendala dan hambatan. Arni Muhammad (2005:118-119) dalam Sharma (1979) mengatakan bahwa kesulitan itu mungkin disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.
Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik kepada masalah mereka.
Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas.

Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan.


http://muslimpinang.wordpress.com/2009/05/31/pengaruh-komunikasi-dan-motivasi-dari-pimpinan-puskesmas-terhadap-kinerja-staf-administrasi-puskesmas/