082. Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.
Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu 

ª Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
ª Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
ª Membantu penempatan staf
ª Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
ª Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
ª Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
ª Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
ª Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

4. O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

♪ Perumusan tujuan survei

♪ Penentuan ruang lingkup

♪ Penentuan sasaran

♪ Penentuan sampling

♪ Persiapan program

♪ persiapan pelaksanaan
Pelaksanaan Survei

♪ Pengumpulan data

♪ Pengumpulan fakta:

♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset
Pengolahan
♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
Penyajian
♪ Penyerahan laporan
♪ Pemaparan
Penerapan
♪ Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)




google.com